8.1 Samenvatting Rapport compliance officer
De compliance officer heeft op verzoek van het bestuur over 2023 gemonitord hoe de gedragscode van het pensioenfonds is nageleefd door de Verbonden Personen. Daarnaast heeft de compliance officer in 2023 een oordeel gegeven over de naleving van het beleid inzake integriteit en compliance. Het doel is bij te dragen aan de gewenste continue verbetering en te zorgen dat het beleid actueel en effectief is en blijft.
De beoordeling is gebaseerd op de volgende bronnen:
- Gedragscode versie 13 december 2023.
- Klokkenluiders- en Incidentenregeling.
- Integriteitsrisicoanalyse.
- Geschiktheidsplan.
- IT-beleidsplan.
- IT-beleid.
- Compliance charter.
- Privacyreglement.
- Uitbestedingsbeleid.
- Reglement van de geschillencommissie.
- Procedure datalekken.
- Overzicht Verbonden Personen en Insiders.
- Nalevingsverklaringen van medewerkers van het bestuursbureau.
- Verklaring naleving Gedragscode van de Verbonden Personen.
- Overzicht bijeenkomsten en seminars bestuur 2023.
- Overzicht zakelijke relaties van het pensioenfonds in 2023.
- Beleggingsoverzichten verstrekt over 2023.
De compliance officer heeft het volgende verklaard:
“Naleving van de Gedragscode over het jaar 2023 en monitoring integriteit
De externe compliance officer – die toeziet op de naleving van de Gedragscode van het pensioenfonds en hierover halfjaarlijks rapporteert – heeft geconstateerd dat de Gedragscode in 2023 is nageleefd. De compliance officer heeft een paar kleine bevindingen geconstateerd met betrekking tot het tijdig invullen van de vragenlijst met betrekking tot de naleving van de gedragscode, feitelijke tijdsbesteding en beperkte aanpassingen van de gedragscode en het compliance charter.
Naar aanleiding van de bevindingen van de compliance officer zijn een paar aanbevelingen in de rapportages opgenomen die zien op de onderwerpen die hiervoor zijn genoemd.
Zevenbergen, 26 maart 2024
De bevingen en aanbevelingen over het verslagjaar 2023 zijn door het bestuur als onderstaand samengevat:
De compliance officer toetst de naleving van de gedragscode en rapporteert eventuele bevindingen aan de hand van de naleving van de navolgende gedragsregels:
Aanvaarden en geven van relatiegeschenken, aanvaarden van uitnodigingen:
- Deze gedragsregel is over geheel 2023 nageleefd.
Bevindingen
Nevenfuncties:
- Deze gedragsregel is over geheel 2023 nageleefd. Bij één verbonden persoon is – gezien het aantal nevenactiviteiten – de feitelijke tijdsbesteding een punt van aandacht. Wij gaan ervanuit dat met het pensioenfonds is besproken dat voldoende tijd beschikbaar blijft voor de werkzaamheden bij het pensioenfonds.
Financiële belangen in zakelijke relaties:
- Deze gedragsregel is over geheel 2023 nageleefd.
Fondsleveranciers, aannemers e.d.:
- Deze gedragsregel is over geheel 2023 nageleefd.
Fondseigendommen:
- Deze gedragsregel is over geheel 2023 nageleefd.
Acceptatie giften:
- Deze gedragsregel is over geheel 2023 nageleefd.
Melding van (potentiële) belangenconflicten:
- Deze gedragsregel is over geheel 2023 nageleefd.
Ondertekening Gedragscode en verklaring:
- In 2023 heeft de compliance officer van alle verbonden personen een Verklaring naleving van de Gedragscode ontvangen. Wel is het tijdig invullen van deze verklaring van belang.
Aanbevelingen
De compliance officer deed in 2023 de navolgende aanbevelingen:
- Een aantal verbonden persoon heeft pas na diverse rappels de vragenlijst ingevuld. Wij vragen uw aandacht voor het tijdig invullen van de vragenlijst door alle verbonden personen.
- Er is één verbonden persoon die – naast de bestaande, naar het lijkt omvangrijke, nevenactiviteiten – vanuit een eigen onderneming nog een aantal nevenactiviteiten heeft gemeld. Wij gaan ervanuit dat met het pensioenfonds is besproken dat voldoende tijd beschikbaar blijft voor de werkzaamheden bij het pensioenfonds.
- Wij raden u aan om de gedragscode aan te passen aan de gewijzigde model gedragscode van de Pensioenfederatie en te toetsen of het compliance charter nog aanpassing nodig heeft naar aanleiding van het nieuwe model van de Pensioenfederatie.
8.2 Reactie bestuur op Rapport compliance officer
Het bestuur is van oordeel dat de monitoring door de compliance officer bijdraagt aan het in control zijn en blijven ten aanzien van integriteit door eventuele integriteitsrisico’s tijdig te signaleren en adequaat af te handelen. Het bestuur herkent de bevindingen en constateringen van de compliance officer en pakt de aanbevelingen op.
